Spostare un archivio o una libreria non è come un trasloco ordinario
Il trasferimento di materiale archivistico o librario — soprattutto di valore storico o culturale — richiede una pianificazione che va ben oltre il semplice spostamento fisico. Ogni documento deve essere censito, ogni scatola etichettata, ogni fase del percorso documentata.
Per gli enti pubblici, il trasferimento di archivi e biblioteche spesso avviene in contesti di ristrutturazione edilizia, cambio di sede o razionalizzazione degli spazi — spesso con scadenze imposte da terzi (lavori, aste, bandi). In questi scenari, l'esperienza del fornitore non è un optional: è la differenza tra un trasferimento riuscito e la perdita irreversibile di documentazione storica.
Dal 1950, abbiamo trasferito archivi da centinaia di enti — ministeri, comuni, fondazioni, studi notarili — senza mai perdere o danneggiare materiale affidatoci.
Sistema di lavoro strutturato
Ogni unità archivistica o libraria viene inventariata e numerizzata per un’identificazione rapida del collo.
Il processo in 7 fasi
Sopralluogo e piano operativo
Valutazione del volume, delle condizioni del materiale, degli accessi, delle distanze. Produzione di un piano operativo con fasi, tempi e risorse necessarie.
Inventariazione
Ogni unità viene censita e una copia dell’inventario viene consegnata al cliente.
Imballaggio specializzato
Scatole idonee e all’avanguardia, contenitori rigidi per fotografie e materiale fotografico. Segnalazione visiva dei lotti fragili.
Carico su mezzi di proprietà
Su richiesta si effettuano foto dei lotti al carico. I mezzi utilizzati sono tutti cassonati, asciutti e sicuri.
Consegna e scarico controllato
Lo scarico e la consegna della merce vengono effettuati con un bingo per fare la spunta per avere la certezza della consegna della totalità dei colli. La totalità dei servizi viene sempre effettuata in presenza di un nostro operatore.
Ricollocazione pianificata e controllata
Il materiale viene posizionato secondo il piano di collocazione concordato, con mantenimento dell'ordinamento originale ove richiesto dalla normativa archivistica.
Verbale finale e riconsegna inventario
Verbale di trasferimento firmato da entrambe le parti, inventario aggiornato in formato digitale e cartaceo.
"Nel nostro settore l’organizzazione del lavoro in fasi non è un optional: è la chiave per garantire chiarezza, controllo ed efficienza operativa."
Garanzie operative
Assicurazione All-Risk
Copertura assicurativa specifica per materiale archivistico e beni culturali durante tutta la fase di trasporto.
Inventario verificabile
Una copia dell’inventario verrà consegnata al cliente in formato cartaceo e se richiesto anche in formato pdf.
Personale formato
Solo operatori con formazione specifica in archivistica e movimentazione beni culturali. Nessun lavoro a cottimo, nessun subappalto non qualificato.
Rispetto delle scadenze
Il piano operativo include buffer per imprevisti. In 76 anni di attività, non abbiamo mai mancato una scadenza contrattuale concordata.
Domande frequenti
Mappatura dell’ordine originale: prima di muovere i documenti, rileviamo la disposizione esatta dei faldoni sugli scaffali per replicarla fedelmente nella nuova destinazione.
Inscatolamento ad alta resistenza: utilizziamo scatole d’archivio dedicate in cartone rinforzato, strutturate per proteggere la carta da polvere, urti e umidità.
Etichettatura e inventario cartaceo: ogni scatola viene siglata a mano con un riferimento chiaro che indica il contenuto e la posizione d’origine.
Pallettizzazione e protezione: le scatole imballate vengono disposte su pallet, reggiate e avvolte con film estensibile termoretraibile per garantire massima stabilità durante il trasporto.
Questo sistema semplice e sicuro preserva perfettamente la sequenza dell’archivio, permettendo di ritrovare subito qualsiasi documento.
Fattori che influenzano le tempistiche:
Mappatura e inventario: se i faldoni richiedono una catalogazione puntuale o l’applicazione di codici a barre, le tempistiche di imballaggio aumentano leggermente per garantire la tracciabilità.
Accessibilità dei locali: la presenza di montacarichi, ascensori dedicati o zone ZTL per il carico/scarico velocizza notevolmente la movimentazione.
Continuità operativa: possiamo programmare l’intervento nei fine settimana o in orari extra-lavorativi per non interrompere l’attività della tua azienda.
