Perché un Trasloco d’Archivio Richiede una Pianificazione Specifica
Il trasloco di un archivio storico, di una biblioteca o di un fondo documentale non è un trasloco ordinario. Ogni faldone, registro o volume ha un valore identificativo e giuridico che deve essere preservato durante l’intero spostamento: un errore di sequenza nella movimentazione può rendere irreperibile un documento per anni.
Senza una checklist strutturata, i rischi più comuni sono la perdita della sequenza archivistica originale, il danneggiamento di materiali fragili durante il carico e la mancanza di un riscontro documentato tra ciò che è partito e ciò che è arrivato a destinazione.
Attenzione: un trasloco d’archivio non pianificato può comportare la perdita permanente dell’ordinamento originale, con conseguenze dirette sulla ricercabilità futura dei documenti e possibili rilievi in sede di ispezione da parte della Soprintendenza Archivistica.
Porcacchia Egidio
Il Protocollo Operativo in 3 Fasi
Ogni trasloco d’archivio gestito da Porcacchia Egidio segue un protocollo in tre fasi, pensato per mantenere tracciabilità e integrità del fondo documentale dall’origine alla destinazione.
01. Censimento e Documentazione Fotografica
Prima di spostare anche un solo faldone, si effettua un censimento completo dell’archivio: numerazione delle unità, fotografia dello stato di conservazione e mappatura della collocazione originale su scaffalature e locali, per garantire il ripristino esatto dell’ordinamento a destinazione.
02. Imballaggio Protettivo e Trasporto Climatizzato
Ogni unità viene imballata in materiali privi di acidi e neutri al pH, per poi essere caricata su mezzi climatizzati con sospensioni pneumatiche, evitando sbalzi di temperatura e umidità che potrebbero danneggiare carta, pergamena o legature antiche.
03. Riconsegna Documentata e Riscontro Finale
All’arrivo, ogni unità viene ricollocata secondo la mappatura originale e viene prodotto un verbale di riconsegna con il riscontro puntuale tra quanto partito e quanto arrivato, firmato da entrambe le parti.
Una checklist ben eseguita riduce a zero il tempo necessario per ritrovare un documento dopo il trasloco: l’ordinamento originale viene preservato, non ricostruito.
Personale Formato e Referenze Verificabili
Il trasloco di un archivio richiede personale formato specificamente nella movimentazione di materiale documentale fragile, non semplici addetti al trasloco generico. Porcacchia Egidio mette a disposizione tecnici con esperienza specifica in ambito archivistico e bibliotecario, in grado di gestire correttamente anche i fondi più delicati.
Prima di affidare il trasloco del vostro archivio, verificate sempre le referenze specifiche dell’operatore per traslochi di materiale documentale: non tutte le imprese di trasloco hanno l’esperienza necessaria per questo tipo di intervento.